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Como organizar um grande evento

A organização do evento pode ser uma tarefa tediosa se você não tiver um plano adequado. Quanto maior o evento, mais detalhes você terá que analisar ao planejá-lo e mais desafios você terá que superar.


Neste post, vamos mostrar como você pode planejar um evento da maneira mais fácil.


Como planejar um evento



como organizar um grande evento
Casamento: evento que não pode dar errado


Desde a fase de pré-planejamento até o dia do evento, há muito o que organizar e acompanhar.


Siga as etapas de planejamento de eventos abaixo para economizar seu tempo e seu orçamento ao organizar uma função bem-sucedida.


Crie uma lista de verificação de planejamento de eventos


Uma lista de verificação pode fazer uma grande diferença na hora de planejar um evento.


Uma lista de verificação de planejamento de eventos ajudará você e sua equipe a acompanhar as coisas de que precisam para cuidar e executar as coisas com perfeição.


Defina uma meta para o evento


Estabelecer o objetivo do seu evento é uma das primeiras coisas que você precisa fazer ao planejar um evento. Os objetivos podem ser diversos, receita, atenção da mídia, angariação de fundos, número de participantes, lançamento de um novo produto, etc.


Defina o propósito do seu evento ou o que você deseja realizar com ele. E certifique-se de que a meta que você definiu corresponda com os critérios, ou em outras palavras, seja Específica, Mensurável, Atingível, Realista e Oportuna.


Organize sua equipe


Monte uma equipe competente que possa ajudá-lo a atingir a meta que você definiu e você pode delegar seu trabalho sem pensar duas vezes.


Um organograma pode ajudá-lo a esclarecer as funções e responsabilidades e as relações de subordinação entre os membros da equipe.


À medida que você atribui responsabilidades a cada membro, também é importante descobrir maneiras de se comunicar com eles (por exemplo, software de bate-papo, e-mail, etc.) durante todo o processo de planejamento. E não se esqueça de realizar reuniões regulares do comitê para discutir o progresso do planejamento e quaisquer questões.


Crie um cronograma de planejamento de eventos para destacar as tarefas individuais que você precisa concluir e os prazos relevantes. Isso ajudará sua equipe a acompanhar as coisas.


Estabeleça seu orçamento


Antes de começar a planejar, você precisa considerar seu orçamento e ver se as necessidades de planejamento do seu evento estão alinhadas com ele.

Conheça seu cliente


Manter um bom relacionamento com o cliente, conhecer suas necessidades, seus desejos e o alcance que deseja ter é vital para que tudo fique claro e tome a forma desejada. Graças a essa conexão com o cliente, você certamente poderá aproveitar cada uma de suas ideias e fazê-las levar ao sucesso.


Conheça a empresa e a marca do seu cliente


Ao planejar um evento, é fundamental captar todas as informações sobre a marca, sua visão, sua missão e os objetivos a serem alcançados com o evento a ser realizado.


O objetivo deve ser entender e se identificar com a marca de dentro. Só assim conseguirá captar a essência e o modelo de negócio, o que lhe permitirá estar alinhado com os objetivos e dar a ênfase necessária para impactar o seu público.


Objetivos claros


Antes de iniciar qualquer tipo de planejamento, você deve ter objetivos claros. Conhecê-los perfeitamente é o que lhe permitirá tomar as melhores decisões de planejamento.


Os objetivos devem ser definidos desde o início para não gerar nenhum tipo de dúvida e permitir que os objetivos sejam alcançados de forma mais adequada.


Além disso, eles devem ser específicos e concretos para poder mensurá-los posteriormente: desde a obtenção de 1.000 pedidos de mais informações dos participantes, até atingir um determinado número de compras de um produto em uma feira ou chegar a 500 publicações com a hashtag do evento, o que queremos alcançar deve ser claramente definido desde o início.


Sem objetivos claros, esforço e dinheiro são alocados para muitos outros recursos e não é focado no que é importante, além disso, os resultados não podem ser medidos devido à falta de critérios definidos para serem avaliados.


Outro aspecto que deve ser considerado é a clareza desses objetivos. Tê-los sempre presentes é a forma de garantir sua busca e realização.


A seguir estão as principais áreas para as quais você precisa alocar dinheiro (definir custos realistas para cada item) ao definir um orçamento. Alguns desses itens podem não ter custos fixos, mas é importante fazer estimativas aproximadas para decidir se você realmente pode comprá-los.

Local


Isso pode incluir pagamentos que você precisa fazer para aluguel(s) do salão, depósitos de segurança, estacionamento, etc.


Equipe


Considere o orçamento que você tem para alocar para as refeições, transporte e hospedagem da equipe, especialmente se o evento for fora da cidade.

Alimentos e bebidas


Alimentos e água são itens essenciais que você precisa para o evento. Considere várias opções de bufê até encontrar uma que atenda às suas necessidades e orçamento.


Entretenimento


Você vai precisar de músicos, DJs ou palestrantes? Alguns tipo de casamentos necessitam desse tipo de serviço, afinal casamento tem que ter música. Aloque dinheiro para eles.


Decorações


Se você vai decorar o salão de eventos ou palco com flores, luzes, etc., você precisa estimar o custo para elas também.


Marketing


Isso deve incluir todo o dinheiro que você terá que gastar em seu esforço para comercializar seu evento, seja para anúncios no Facebook ou pôsteres e panfletos.


Defina a data e reserve seu local


Você pode ter uma data predefinida se for um evento recorrente. No entanto, se depender de você, aqui estão algumas coisas que você precisa prestar atenção.


Você tem tempo suficiente para planejar antes do dia do evento?


  • Pule feriados, como feriados religiosos

  • Verifique se os horários dos principais convidados estão livres naquele dia

  • Dependendo do local e do tipo de evento, considere o clima

  • E no caso, escolha a segunda melhor data.


Pronto para planejar seu próximo evento?


Seja você um planejador de eventos experiente ou um novato, esperamos que essas etapas o ajudem a (re)organizar seu processo de forma eficaz. Tenha as ferramentas certas e a equipe certa pronta com o melhor tipo de logística.



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